Berapa Lama Waktu yang Kamu Butuhkan untuk Menjawab "Berapa Kas yang Kita Punya?"

Setiap perusahaan kecil punya versi cerita ini.

Pagi Selasa, lima belas menit sebelum sebuah panggilan. Seseorang di tim kami butuh sebuah angka. Berapa kas yang kita punya di seluruh akun, dalam IDR, saat ini juga.

Jawabannya butuh 25 menit. Tiga portal perbankan, dua spreadsheet, cukup banyak salin tempel. Tidak ada yang rusak. Informasinya hanya tersebar di tempat yang berbeda, dalam mata uang yang berbeda, dan tidak ada yang punya waktu untuk menjaga satu master sheet tetap terbarui.

Di Oddbit, kami hidup dari membangun perangkat lunak. Dan kami menghabiskan setengah jam untuk pertanyaan yang seorang bookkeeper junior bisa jawab di atas kertas pada tahun 1995.

Masalahnya tidak baru, tapi kita sudah berhenti memperhatikannya

Kalau kamu menjalankan perusahaan kecil atau menengah, terutama yang menerima pembayaran dalam lebih dari satu mata uang, kemungkinan besar kamu punya semacam versi dari setup ini.

Satu rekening bank bisnis utama. Satu atau dua rekening sekunder, mungkin di negara atau mata uang berbeda. Sebuah platform pembayaran seperti Stripe, Wise, Airwallex, atau yang setara di regional. Sebuah alat penagihan yang semi-tapi-tidak-benar-benar memberi tahu apa yang sudah dibayar. Sebuah spreadsheet yang seseorang perbarui kalau ingat.

Setiap sistem itu punya login. Dasbor. Definisi "saldo" yang sedikit berbeda. Yang satu melaporkan dalam USD. Yang lain dalam SEK. Airwallex akan mengonversi untuk kami, tapi hanya setelah beberapa klik. Stripe menampilkan angka kotor yang tidak cocok dengan apa yang masuk ke rekening bankmu. Spreadsheet akuntanmu akurat pada tanggal satu dan sudah basi pada tanggal tiga.

Tidak ada yang dramatis di sini. Setiap alat berfungsi baik secara sendiri. Masalahnya hanya terlihat saat kamu mencoba menjawab satu pertanyaan sederhana yang menyentuh semuanya sekaligus.

Pertanyaan seperti ini.

• Berapa kas yang kita punya saat ini, dalam mata uang pelaporan kita?
• Klien mana yang belum membayar, dan seberapa terlambat mereka?
• Apakah transfer Selasa lalu itu benar-benar masuk?
• Berapa banyak yang kita habiskan untuk kontraktor bulan ini?
• Kalau kurs SEK ke EUR bergerak 3 %, apa dampaknya pada runway kita?

Ini bukan pertanyaan eksotis. Ini pertanyaan yang ditanyakan CEO atau CFO setiap minggu. Dan jawaban jujurnya, untuk sebagian besar perusahaan kecil, adalah: nanti saya kabari besok.

Kita tidak menyadari betapa anehnya ini

Yang sudah kita terima, sebagai founder dan operator, adalah gagasan bahwa visibilitas keuangan secara real time adalah sesuatu yang hidup di celah antara portal perbankan dan pembukuan kita.

Itu hal yang aneh untuk diterima. Kita punya data real time tentang klik website, pengunjung, belanja iklan, dan penggunaan produk. Kita punya dasbor untuk hal-hal yang tidak memengaruhi operasi harian. Tapi jawaban untuk "berapa uang yang kita punya" butuh membuka lima tab dan menghitung di kepala.

Alasannya bukan karena datanya sulit didapat. Sebagian besar bank dan platform pembayaran modern punya API. Datanya ada di sana, dalam bentuk terstruktur, menunggu untuk dipanggil. Alasan kita tidak memanggilnya adalah karena menjahit feed-feed itu menjadi satu bukan tugas siapa pun. Engineering tidak mengerjakannya, karena ini soal keuangan. Keuangan tidak mengerjakannya, karena ini soal engineering. Jadi tidak terselesaikan.

Pajak yang senyap

Tidak ada yang mencatat "waktu yang terbuang di portal perbankan" sebagai item baris. Itu tidak muncul di laporan laba rugi. Tapi itu ada di sana, dan untuk tim kepemimpinan kecil, jumlahnya bisa menjadi sesuatu yang nyata.

Bentuk kasarnya, di perusahaan dengan 10 sampai 30 orang.

CEO atau CFO menghabiskan 30 sampai 60 menit per minggu untuk merekonsiliasi saldo antar rekening. Minggu persiapan rapat dewan menggandakan itu, karena semuanya harus dicek silang. Setiap faktur yang terlambat dikejar dua kali, karena tidak ada yang yakin apakah sudah dibayar. Tutup bulan butuh sehari lebih lama dari seharusnya, karena angka sebenarnya selalu satu sinkronisasi tertinggal.

Dan ada juga momen yang tidak ada yang bersiap untuknya. Seorang investor mengajukan pertanyaan tajam di tengah panggilan, dan mereka ingin angkanya sekarang. Bukan besok. Bukan setelah kamu membuka portalmu. Pertanyaan jenis di mana ragu terlalu lama saja sudah memberi tahu mereka sesuatu. Berapa runway kita pada burn saat ini? Bagaimana posisi piutang kita? Kalau kamu tidak bisa menjawab dengan percaya diri saat itu juga, rapat sudah bergeser, dan bukan ke arahmu.

Sebut saja empat jam seminggu waktu senior, dipakai untuk sesuatu yang sebenarnya bisa dikerjakan alat yang dibangun dengan baik di latar belakang. Di perusahaan yang menagih ratusan euro per jam, biayanya bukan jam-jam itu. Biayanya adalah keputusan yang tidak kamu ambil, karena angkanya tidak ada di depanmu saat dibutuhkan.

Kami menyadari ini karena kami sedang menjalaninya.

Ini sebenarnya hanya cara kami bekerja

Ada pola di Oddbit yang muncul berulang kali.

Kami melihat sebuah celah. Kami berkomentar. Dan kalau ada waktu dan rasa ingin tahu, kami membangun solusinya sendiri lalu memakainya.

Kami melakukan ini dengan Shrtnr, URL shortener yang kami bangun karena yang ada tidak terintegrasi dengan workflow AI kami. Kami juga melakukannya dengan alat untuk keuangan kami. Kami menamainya Rekap.

Rekap terhubung ke platform perbankan dan pembayaran yang kami pakai, menarik datanya secara terus menerus, menormalisasi semuanya ke mata uang pelaporan kami, dan memungkinkan kami menanyakan hal-hal tentang itu dalam bahasa biasa. Alih-alih membuka empat tab, kami bertanya: berapa kas yang kami punya dalam IDR sekarang, di seluruh akun. Kami dapat jawaban dalam hitungan detik.

Ini bukan sihir. Ini data yang sudah ada, dijahit dengan benar, dengan lapisan kueri di atasnya. Alasan alat seperti ini tidak ada untuk kami sebelumnya adalah alasan yang sama mengapa alat ini tidak ada untuk sebagian besar perusahaan kecil. Membangunnya bukan tugas utama siapa pun.

Bagi kami, membangun alat memang tugas utama. Jadi kami membangunnya.

Kami belum siap membuat klaim besar. Kami menjalankan Oddbit di atasnya. Kami memakainya setiap hari. Ini menjawab pertanyaan yang kami buka di awal artikel ini dalam waktu kurang dari satu detik. Sejauh itu yang akan kami katakan hari ini.

Mengapa kami menulis artikel ini

Kalau kamu mengenali dirimu sendiri di titik mana pun di paruh pertama artikel ini, kamu tidak sendirian, dan kamu tidak melakukan kesalahan. Sebagian besar perusahaan seukuranmu hidup dengan friksi senyap yang sama. Sebagian besar dari kita hanya belum duduk dan menghitung biayanya.

Di tulisan berikutnya dalam seri ini, kami akan menunjukkan seperti apa sebenarnya satu minggu menjalankan perusahaan kecil dengan alat seperti ini, termasuk bagian-bagian yang membosankan.

Dan kalau kamu sedang menjalankan sesuatu, dan ingin tim yang membangun seperti ini, kami akan senang mendengarnya.