Hur lång tid tar det för dig att svara på "Hur mycket kassa har vi?"

Varje litet företag har en version av den här historien.

En tisdagmorgon, femton minuter före ett samtal. Någon i teamet behövde en siffra. Hur mycket kassa har vi över alla våra konton, i IDR, just nu.

Svaret tog 25 minuter. Tre bankportaler, två kalkylark, en hel del kopiera och klistra in. Inget var trasigt. Informationen finns bara på olika ställen, i olika valutor, och ingen har tid att hålla ett huvuddokument uppdaterat.

På Oddbit lever vi på att leverera mjukvara. Och vi lade en halvtimme på en fråga som en junior bokförare kunde ha besvarat på papper 1995.

Problemet är inte nytt, men vi har slutat lägga märke till det

Om du driver ett litet eller medelstort företag, särskilt ett som tar emot betalningar i mer än en valuta, har du förmodligen någon variant av det här upplägget.

Ett primärt företagskonto. Ett eller två sekundära konton, kanske i ett annat land eller en annan valuta. En betalplattform som Stripe, Wise, Airwallex, eller en regional motsvarighet. Ett faktureringsverktyg som typ-men-inte-riktigt berättar vad som är betalt. Ett kalkylark som någon uppdaterar när de kommer ihåg det.

Var och en av dessa system har en inloggning. En instrumentpanel. En något olika definition av "saldo". Den ena rapporterar i USD. Den andra i SEK. Airwallex konverterar åt oss, men bara efter ett par klick. Stripe visar en bruttosiffra som inte matchar det som landar på ditt bankkonto. Din revisors kalkylark är korrekt den första i månaden och inaktuellt den tredje.

Inget av det här är dramatiskt. Varje verktyg fungerar bra för sig självt. Problemet syns bara när du försöker svara på en enkel fråga som berör alla på en gång.

Frågor som de här.

• Hur mycket kassa har vi just nu, i vår rapporteringsvaluta?
• Vilken kund har inte betalat ännu, och hur långt efter är de?
• Gick den där överföringen från i tisdags faktiskt igenom?
• Hur mycket har vi spenderat på underleverantörer den här månaden?
• Om SEK mot EUR rör sig 3 %, vad gör det med vår runway?

Det här är inte exotiska frågor. Det är frågor en VD eller CFO ställer varje vecka. Och det ärliga svaret, för de flesta små företag, är: jag återkommer i morgon.

Vi har inte märkt hur konstigt det är

Det vi har accepterat, som grundare och operatörer, är tanken att finansiell synlighet i realtid är något som lever i glappet mellan våra bankportaler och vår bokförare.

Det är en märklig sak att acceptera. Vi har realtidsdata på webbplatsklick, besökare, annonsutgifter och produktanvändning. Vi har instrumentpaneler för saker som inte påverkar vår dagliga drift. Men svaret på "hur mycket pengar har vi" kräver att vi öppnar fem flikar och räknar i huvudet.

Anledningen är inte att data är svåra att komma åt. De flesta moderna banker och betalplattformar har API:er. Datan ligger där, i strukturerad form, redo att frågas. Anledningen till att vi inte frågar den är att sy ihop dessa flöden inte är någons jobb. Engineering gör det inte, för det är finans. Finans gör det inte, för det är engineering. Så det blir inte gjort.

Den tysta skatten

Ingen listar "bortkastad tid i bankportaler" som en post. Det syns inte i resultaträkningen. Men det finns där, och för ett litet ledningsteam summerar det till något verkligt.

Ungefärlig form, på ett företag med 10 till 30 personer.

VD eller CFO lägger 30 till 60 minuter i veckan på att stämma av saldon mellan konton. Veckan inför styrelsemöten dubblar det, eftersom allt måste dubbelkollas. Varje försenad faktura jagas två gånger, eftersom ingen är säker på om den blev betald. Månadsskifte tar en dag längre än det borde, eftersom de riktiga siffrorna alltid ligger en synk efter.

Och så finns det stunden ingen förbereder sig på. En investerare ställer en spetsig fråga mitt i ett samtal, och de vill ha en siffra nu. Inte i morgon. Inte efter att du öppnat dina portaler. Den typen av fråga där det säger dem något redan att tveka för länge. Hur mycket runway har vi vid nuvarande burn? Hur ser våra kundfordringar ut? Om du inte kan svara med säkerhet i stunden har mötet förskjutits, och inte i din riktning.

Kalla det fyra timmar i veckan av seniortid, lagd på något ett välbyggt verktyg kunde göra i bakgrunden. På ett företag som debiterar hundratals euro i timmen är kostnaden inte timmarna. Kostnaden är besluten du inte fattar, eftersom du inte har siffrorna framför dig när du behöver dem.

Vi märkte det här eftersom vi levde i det.

Det här är faktiskt bara så vi jobbar

Det finns ett mönster på Oddbit som dyker upp om och om igen.

Vi ser ett glapp. Vi säger något. Och om vi har tid och nyfikenhet bygger vi lösningen själva och använder den.

Vi gjorde det med Shrtnr, en URL-förkortare vi byggde för att de befintliga inte integrerade med vårt AI-arbetsflöde. Vi gjorde det också med ett verktyg för vår ekonomi. Vi kallar det Rekap.

Rekap kopplar mot bank- och betalplattformarna vi använder, hämtar datan kontinuerligt, normaliserar allt till vår rapporteringsvaluta och låter oss ställa frågor om det på vanligt språk. Istället för att öppna fyra flikar frågar vi: hur mycket kassa har vi i IDR just nu, över alla konton. Vi får svar på sekunder.

Det är inte magi. Det är data som redan fanns, ihopsydd ordentligt, med ett frågelager ovanpå. Anledningen till att ett sådant verktyg inte fanns för oss tidigare är samma anledning som att det inte finns för de flesta små företag. Att bygga det var inte någons huvudjobb.

För oss är det huvudjobbet att bygga verktyg. Så vi byggde det.

Vi är inte redo att göra storslagna påståenden. Vi driver Oddbit på det. Vi använder det varje dag. Det besvarar frågan vi öppnade den här artikeln med på under en sekund. Så långt vågar vi gå idag.

Varför vi skrev den här artikeln

Om du kände igen dig själv någonstans i första halvan av den här artikeln är du inte ensam, och du gör inget fel. De flesta företag i din storlek lever med samma tysta friktion. De flesta av oss har bara inte satt oss ner och räknat på vad det kostar.

I nästa del i serien visar vi hur en vecka av att driva ett litet företag med ett verktyg som det här faktiskt ser ut, inklusive de tråkiga delarna.

Och om du driver något, och vill ha ett team som bygger så här, hör gärna av dig.